O email é uma das mais eficazes formas de comunicação, mas em muitos casos o volume de mensagens torna-se tão elevado que começa a ser difícil gerir toda essa informação. Por vezes, tudo o que separa uma mensagem lida e respondida de uma que vai imediatamente para o lixo ou que fica esquecida no meio de todas as outras é o "assunto" que escrevemos no email... e há algumas dicas que devemos ter em conta para escrevermos assuntos mais eficazes.
Se para as pessoas que recebem umas dúzias de emails por dia poderá ser difícil perceber a necessidade de ter atenção com estes assuntos; coloquem-se na posição de pessoas que recebem 400, 500 ou até milhares de emails por dia. Neste caso, por muito que se gostasse, torna-se impossível responder (ou até ler) todos eles, e o assunto que vem a descrever o email torna-se no principal elemento que iremos usar para seleccionar a quais iremos dedicar o nosso tempo e atenção.
Portanto, quando estiverem a escrever o email e colocarem o cursor no campo "subject/assunto"... tenham em consideração o seguinte:
1. Ser específico
Quantas vezes recebem mensagens a perguntar: "posso perguntar-te uma coisa?" É uma das coisas mais frequentes e que se torna incrivelmente frustrante para qualquer pessoa cujo tempo seja reduzido. Em vez de perguntarem se podem perguntar algo... façam logo a pergunta e/ou indiquem o assunto em questão.
Em vez de um "preciso da tua opinião" considerem algo como "pedido de opinião sobre ABC/XYZ".
2. Ser resumido
O campo do assunto destina-se a descrever resumidamente o assunto do email. Não o usem como campo para escrever uma mensagem ou explicar detalhadamente o que pretendem, para isso têm o corpo do email propriamente dito. Para além disso, um assunto curto permitirá uma mais fácil visualização nos clientes de email de dispositivos mobile e smartphones, onde uma linha longa não será legível na totalidade.
E por isso mesmo...
3. Não desperdiçar espaço
Precisamente pelo ponto anterior, não usem palavras desnecessárias no assunto do email. Se forem utilizadores do Twitter já estarão habituados a reescrever frases de forma a eliminar o supérfluo. Evitem toda e qualquer palavra que não adicione algo realmente válido ao conteúdo e mensagem que pretendem transmitir.
4. Facilitar as pesquisas
Muitas vezes os emails são sobre assuntos que terão que ser tratados ao longo de algum tempo, e facilmente poderão ficar "perdidos" no meio de todos os outros emails. Escrever um assunto que contenha as palavras chaves que serão lógicas quando pensam no que iriam pesquisar é por isso outro dos factores a ter em conta.
5. Não criar ansiedade
Sempre que possível evitar o uso de palavras que causem "stress", como "NECESSÁRIA RESPOSTA URGENTE" ou outras coisas do género, especialmente em situações onde a relação entre os intervenientes é apenas casual ou profissional (claro que por vezes é mesmo urgente uma resposta, mas nesse caso talvez faça mais sentido uma chamada telefónica - por exemplo).
No caso de emails de apresentação ou a propor algo, então torna-se mais simpático apostar em algo contrário - aliviando o stress de ter que dar uma resposta imediata - incluindo algo como "[sem necessidade de resposta]" ou "[para dar conhecimento]".
6. Incentivar uma resposta/acção
Mesmo se não se deseja pressionar demasiado o destinatário, isso não invalida que o assunto do email o incentive a abrir o email e a responder ou iniciar uma acção: como visitar um site, ler um currículo, ou qualquer outra coisa que se deseje. Portanto, coloquem-se no lugar de um destinatário que tenha centenas de emails na sua inbox, e perguntem-se qual seria o assunto que vos faria reparar e abrir um desses emails no meio de tantos outros.
7. Incluir nome da empresa/identificação
No caso de emails profissionais, a identificação clara da empresa/entidade no assunto poderá atrair mais rapidamente a atenção do destinatário e indicar que é um email que valerá a pena ler. (Ou pelo menos, facilitar a tarefa do destinatário em limpar os nossos emails caso não esteja interessado neles nesse determinado momento.)
Agora aproveita e espreita o restante top 10 das dicas para descobrires outras coisas úteis. :)
[via TNW]
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